Gizlilik ve İmha Politikası

MARMARİS MAKİNA YAĞ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (V.N: 6121349345) (FATİH SULTAN MAH. 2700 CAD. ARP KULE BLOK NO: 3 İÇ KAPI NO: 35 ETİMESGUT/ANKARA) KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİNE İLİŞKİN İMHAPOLİTİKASI

Bu İmha Politikası’nın (Politika olarak anılacaktır.) tanzim gayesi; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Kanun) uygun olarak işlenmiş olan kişisel verilerin yine Kanun’un 4., 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Yönetmelik) uyarınca kişisel verilerin Marmaris Makina Yağ Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (V.N: 6121349345) (Fatih Sultan Mah. 2700 Cad. Arp Kule Blok No: 3 İç Kapı No: 35 Etimesgut/ANKARA) (“Marmaris Makina” olarak anılacaktır.) tarafından re’sen veya veri sahibinin talebi üzerine silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi usullerinin detaylıca izah edilmesidir.

2. Tanımlar

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişiler.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan: Şirketimize akdi olarak bağlı çalışan gerçek kişiler.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet Sağlayıcı: Şirketimiz ile akdi ilişki çerçevesinde Şirketimize hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. (VERBİS)

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

3. Kayıt Ortamları

Kişisel veriler aşağıda tabloda gösterilen kayıt ortamlarında hukuka uygun olarak tüm gerekli önlemler alınarak güvenli bir biçimde saklanmaktadır:

4. Saklama ve İmhaya Yönelik Açıklamalar

Marmaris Makina tarafından çalışanlar, çalışan adayları, hizmet sağlayıcılar, hizmet alıcılar, ziyaretçiler, danışanlar ve akdi olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların gerek çalışanlarına gerek doğrudan şahısları veya ticari faaliyetlerine yönelik edinilen kişisel veriler Kanun’a uygun olarak belirtilen sürelerle sınırlı olarak saklanır ve Kanun’a uygun olarak imha edilir.

4.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler:

Marmaris Makina’ya veri sahipleri tarafından açıklanan kişisel veriler aşağıdaki sebeplerle saklanır ;

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, saklanmasının meşru menfaat dahilinde olması,
• Kişisel verilerin herhangi bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verinin ilgilisi tarafından alenileştirilmiş olması
• Kanunda saklamanın açıkça öngörülmesi,
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

4.2. İmhayı Gerektiren Hukuki Sebepler:

Kanun, Yönetmelik ve Kurul kararları uyarınca, aşağıda belirtilen hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• Kişisel verilerin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya mülga hale gelmesi,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Gerçek kişinin kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kanun’un on birinci maddesi gereği Kurul tarafından kabul edilmesi veya Kurul’un başka bir hukuki sebebe dayanak gerçek kişinin imha başvurusunu kabul etmesi
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir nedenin mevcut olmaması.

5. Kişisel Verilerin Muhafazası İçin Alınan Önlemler

Marmaris Makina tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafaza edilmesi için Kanun 12’inci maddesi ve 6’ıncı maddenin 4’üncü fıkrası gereği kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler, teknik ve idari tedbirler alınır. Bu tedbirler Politikada düzenlenir ve eğer ki tüm tedbirlere rağmen herhangi kanuni olmayan yollar ile verilerin ele geçirilmesi söz konusu olur ile ilgili birim ve Kurul’a ivedilikle bilgi verilir.

5.1. Teknik Tedbirler:

• Teknolojik altyapılara uygun olarak gerek depolama gerek imha gerekse de bilgi sızıntısına yönelik uygun teknik önlemler alınmakta bu önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve ihtiyaca göre yenilenmektedir.
• Teknik konularda destek alınması amacı ile personel istihdam edilmekte ve teknik güncellemelere paralellik sağlamak adına eğitim alınması temin edilmektedir.
• Zararlı yazılımların kişisel verilerin mahremiyetine ve kanundan doğan yükümlülüklerin ihlaline neden olmaması adına gerekli korumaya dair yazılımlar temin edilmekte ve düzenli aralıklarla güncellikleri ve güvenilirlikleri test edilmektedir.
• Marmaris Makina çalışanlarının “en fazla ihtiyaç olan” ilkesi kapsamında kişisel verilere erişimi sınırlandırılmaktadır.
• Marmaris Makina güvenlik sistemleri düzenli olarak test edilmektedir.
• Kişisel verilerin imhası hiçbir teknolojik araç ile geri dönülmeyecek bir biçimde gerçekleştirilmektedir.

5.2 İdari Tedbirler:

• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Marmaris Makina tarafından çalışanlara gizlilik sözleşmesi imzalatılmaktadır.
• Marmaris Makina tarafından kişisel veri işlenmeden önce ilgili kişilere aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Özel nitelikte kişisel verilerin Marmaris Makina tarafından işlenmesinden evvel ilgili kişilerin açık rızasının varlığı talep edilip, kontrol edilmektedir.
• Marmaris Makina’nın faaliyetleri devam ederken gerek periyodik olarak gerekse de plansız ve ani denetimler gerçekleştirilmektedir.
• Marmaris Makina tarafından çalışanlarına Kanun dahilinde hizmet içi eğitim verilmektedir.
• Kanun kapsamında Marmaris Makina tarafından benimsenen ilkeleri politikaları gerek basılı yayın yoluyla gerek elektronik yollarla hizmet alıcı, sağlayıcı ve üçüncü kişiler ile personellerine ilan etmektedir.

6. Kişisel Verilerin Yok Edilmesine Dair Alınan Önlemler

Mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Marmaris Makina tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

Marmaris Makina kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda tablolarda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

6.3. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir şekilde kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Marmaris Makina gereken durumlarda verilerin üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi, verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirir.

7. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri

Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacak ve sürenin sonunda denk gelen ilk periyodik imha süresinde imha edilecektir.

8. Şirket Periyodik İmha Süreleri

Marmaris Makina’ın periyodik imha süresi 6 aydır. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’da yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.

9. Politikanın Yayımı ve Muhafazası

Politika basılı kağıt ve elektronik ortamda olmak üzere iki ortamda yayımlanır. Marmaris Makina internet sayfasında kamuya açıklanır ve her ilgili resmi e-posta adresi üzerinden politikanın kendisine gönderilmesini talep edebilir.

10. Politikanın Güncellenmesi

Politika ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenerek ilan edilir.

11.Yürürlük

Bu Politika 22.09.2021 tarihinde yürürlüğe girer ve ilan olunur.